Genau genommen sind Briefumschläge eine Art Verpackung. Denn sie sollen Dokumente, die du verschicken möchtest, vor Beschädigung, Verschmutzung und vor allem vor neugierigen Blicken schützen. Das gilt sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Bereich. Es gibt ganz schlichte Umschläge – sogar aus Recyclingpapier, so wie sie von Behörden verwendet werden – oder auch phantasievoll gestaltete und veredelte Kuverts. Und auch wenn sie nach dem Öffnen meistens sofort entsorgt werden, wird für ihr kunstvolles Design manchmal eine Menge Aufwand betrieben.
Welchen Umschlag für welchen Zweck?
Briefumschläge, Umschläge, Kuvertierhüllen, Versandtaschen, Kuverts – viele Begriffe, für eigentlich ein und dasselbe Produkt. Und doch gibt es gewisse Unterschiede, die dem Laien aber kaum geläufig sein dürften. Aber den Fachleuten umso mehr, da es – gerade bei größeren Aussendungen – genau darauf ankommt, was für ein Produkt man als Umschlag wählt. Denn da gibt es zum Beispiel von der Post genaue Vorschriften hinsichtlich des Portos. Je größer, schwerer oder dicker das Kuvert, umso mehr Porto fällt an. Im privaten Bereich fällt das nicht ganz so ins Gewicht, da es sich hier ja meistens um Einzelsendungen handelt.
Kuvertierhüllen oder auch Maschinenkuvertierhüllen sind spezielle Umschläge, die für die maschinelle Kuvertierung geeignet sind. Es gibt Aggregate, die in einem Arbeitsgang die Dokumente, die verschickt werden sollen, auf die entsprechende Größe falzen, in den Briefumschlag stecken und diesen anschließend noch verschließen. Manche Maschinen können zusätzlich unterschiedliche Dokumente oder Inhalte zusammentragen und diese dann gemeinsam kuvertieren.
Versandtaschen werden dann genutzt, wenn voluminösere Inhalte, zum Beispiel dickere Kataloge oder auch kleinere Warensendungen, zum Versand kommen. Und fast alle Umschlagarten gibt es mit Fenster oder ohne. Bei Umschlägen mit Fenster sparst du dir das separate Adressieren des Umschlages, da die Adresse durch das Fenster auf der innenliegenden Korrespondenz ersichtlich ist.
Drei wesentliche Bereiche bei der Briefpost
Da gibt es zunächst die private Post. Dafür werden in der Regel Standardumschläge verwendet, wie man sie im Einzelhandel bekommt. Je nach Empfänger werden die dann noch mal individuell vom Absender verschönert, zum Beispiel mit Sticker oder ähnlichem. Wer allerdings privat häufiger Brief verschickt, kann sich auch dafür einen personalisierten Briefumschlag gestalten lassen. Das wirkt sehr edel und kann die Wichtigkeit eines Briefes hervorheben.
Dann gibt es die geschäftliche Post. Korrespondenz, Rechnungen, Bestellungen oder Angebote werden zwar zunehmend online per E-Mail verschickt, aber auch im Businessbereich gibt es immer noch viele Fälle, wo ein richtiger Brief der bessere Weg ist. Wichtige Verträge zum Beispiel. Für solche Zwecke lassen sich Unternehmen passend zum Corporate Design ihren Briefumschlag gestalten, mit Logo, Adresse etc. Dann weiß der Empfänger sofort, wer ihm diesen Brief geschickt hat.
Als drittes gibt es den großen Bereich der werblichen Briefpost, umgangssprachlich auch Mailings genannt. Das sind meistens große Massenaussendungen mit vielen Empfängern. Damit werden Kunden oder Interessenten auf Sonderangebote, Innovationen oder andere Informationen hingewiesen. Und damit solche Briefe nicht direkt im Papierkorb landen, lautet die Aufgabe: Einen Briefumschlag gestalten, der den Empfänger motivieren soll, den Umschlag zu öffnen und den Inhalt zu lesen.
Umschläge, die neugierig machen sollen
Wenn sich also Unternehmen für eine Werbekampagne per Brief entscheiden, müssen sie sich beim Briefumschlag gestalten kreative Ideen einfallen lassen. Aus der Masse der täglichen Werbesendungen sollte der Briefumschlag so herausstechen, dass er nicht mit dem Rest der Werbung sofort im Altpapier landet. Eine kurze Information auf dem Umschlag, die auf den Inhalt hinweist und dem Empfänger einen Nutzen verspricht, reicht oft schon aus. Manchmal werden auch Kuverts verwendet, die an einer bestimmten Stelle gestanzt werden, um so einen Blick auf den Inhalt zuzulassen.
Briefumschlag gestalten durch Optik, Haptik, Form und Größe
Der Kreativität sind beim Briefumschlag gestalten keine Grenzen gesetzt. Natürlich sollte man immer das Porto im Auge behalten. Aber da stehen dir auch die Berater von der Post hilfreich zur Seite.
Der Versand von Informationen über einen Aktienfonds geschieht mit einem anderen Umschlag als der Versand des Kataloges eines Möbelhauses. Aussendungen mit Umweltthemen erfolgen meistens in Kuvertierhüllen aus Naturpapier oder Papier, das aus recyceltem Material gewonnen wurde. Exklusive Hotels verwenden Briefumschläge mit dezenten Pastellfarben oder auch Prägungen. Es gibt Umschläge, die bereits der Brief an sich sind, sogenannte Self-Mailer. Die haben garkeinen Inhalt, sondern der Briefumschlag ist quasi im geöffneten Zustand das eigentliche Dokument und beinhaltet die Information, die man übermitteln will.
Auch durch ihre Form können spezielle Kuvertierhüllen aus der breiten Masse herausragen. Während die meisten Briefumschläge bestimmten DIN-Normen angepasst sind, gibt es davon abweichende Formen, zum Beispiel quadratische Umschläge. Wie bereits oben erwähnt, sollte man sich in solchen Fällen beim Briefumschlag gestalten von der Post beraten lassen, was zu welchen Portokosten möglich ist.
Selbstklebend, haftklebend, nassklebend
Das sind die drei Arten, wie Briefumschläge verschlossen werden. Nassklebende werden in der Regel in Kuvertiermaschinen eingesetzt, wo hohe Stückzahlen in kurzer Zeit verarbeitet werden. Auch im privaten Bereich kennt man noch nassklebende Briefumschläge, aber sie werden immer mehr durch selbst- oder haftklebende Umschläge ersetzt. Bei haftklebenden Kuvertierhüllen legt man die Verschlussklappe einfach nur um und klebt sie fest, bei selbstklebenden muss man vor dem Verschließen erst noch einen Schutzstreifen abziehen. Das ist bei kleineren Mengen möglich und auch die sauberere Lösung, bei größeren Stückzahlen aber sehr zeitaufwändig. Beim Briefumschlag gestalten sollte man sich also auch über die spätere Verwendung im Klaren sein, um die geeignete Verschließmöglichkeit auszuwählen.
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